PLANO ORÇAMENTÁRIO

Resumo do capítulo 15 do livro Controladoria Estratégica e Operacional de Clóvis Luís Padoveze

Plano Orçamentário

• Qual é a definição de orçamento?

     Orçar significa processar todos os dados constantes no sistema de informação contábil de hoje, introduzindo os dados previstos para o próximo exercício, considerando as alterações já definidas para o próximo exercício.

• Quais são os propósitos gerais que devem estar contidos no plano orçamentário?

- Orçamento como sistema de autorização
- Um meio para projeções e planejamento

- Um canal de comunicação e coordenação

- Um instrumento de motivação

- Um instrumento de avaliação e controle

- Uma fonte de informação para tomada de decisão

• Quais são os princípios gerais para a estruturação do plano orçamentário?

- Orientação para objetivos

- Envolvimento dos gestores

- Comunicação integral

- Expectativas realísticas

- Aplicação flexível

- Reconhecimento dos esforços individuais e de grupos

• Orçamento Participativo x Ditatorial

     Um processo de orçamento de cima para baixo (top down), de forma impositiva, sem nenhuma participação dos gestores, tende a produzir resultados inferiores, visto que o orçamento deve necessariamente ter o envolvimento dos mesmos. Por outro lado, o processo orçamentário conduzido de forma totalmente democrática (bottom up) pode, da mesma forma, trazer problemas, como a possibilidade de os desejos e objetivos setoriais não estejam, num primeiro momento, coerentes com os objetivos maiores da organização.

     Entre a oscilação desses dois extremos (participativo e impositivo), deve-se buscar o máximo possível de participação e comprometimento dos gestores setoriais, porém reservar aos responsáveis dos escalões mais altos a possibilidade de ajustes, atentando sempre para o ponto fundamental que é a integração do orçamento com a cultura empresarial.

• Vantagens do Orçamento

- Compele os administradores a pensar à frente
- Fornece expectativas definidas

- Ajuda os administradores na coordenação de seus esforços

• Terminologias

• Conceitos de Orçamento

- Orçamento de Tendências: baseia-se no uso de dados passados para projeções de situações futuras. Eventos passados são decorrentes de estruturas organizacionais já existentes e, por conseguinte, há forte tendência de tais eventos se reproduzirem. No entanto, sempre existirão eventos passados de conhecimento da empresa que não se repetirão e que, portanto, não serão introduzidos no orçamento.

- Orçamento Base Zero: a proposta deste tipo de orçamento baseia-se em rediscutir toda a empresa sempre que se elabora o orçamento, em questionar cada gasto, cada estrutura, buscando verificar a real necessidade dos mesmos. “Não é porque aconteceu que deverá acontecer”.

• Tipos de Orçamento

- Orçamento Estático: elabora-se todas as peças orçamentárias com a fixação de determinado volume de produção ou vendas. Esses volumes, por sua vez, também determinarão o volume das demais atividades e setores da empresa. No orçamento estático a administração do sistema não permite nenhuma alteração nas peças orçamentárias.

- Orçamento Flexível: é um conjunto de orçamentos que podem ser ajustados a qualquer nível de atividades. A base para a elaboração do orçamento flexível é a perfeita distinção entre custos fixos e variáveis. Os custos variáveis seguirão o volume de atividade, enquanto que os fixos terão o tratamento tradicional.

- Orçamento Ajustado: esse tipo de orçamento passa a vigorar quando se modifica o volume ou nível de atividade inicialmente planejado, para um outro nível de volume de atividade, decorrente de um ajuste de plano. Sempre poderão ser feitos quantos orçamentos ajustados forem necessários.

- Orçamento Corrigido: é o ajuste do orçamento original, de forma automática, sempre que houver alteração de preços em função da inflação.

• Budget e Forecast

- Budget: terminologia que se refere ao orçamento dentro do conceito estático

- Forecast: terminologia utilizada para o conceito de projeções

• Rolling Budgeting e Rolling Forecasting

- Rolling Budgeting: orçamento contínuo

- Rolling Forecasting: projeção contínua

     Ambos são conceitos recentes com o objetivo de tornar o instrumento de planejamento e controle flexível, retirando o caráter estático. A cada período em que o orçamento ou projeção é realizado, orça-se ou projeta-se mais um período futuro, sempre mantendo em orçamento ou projeção em uma quantidade igual de períodos.

• Orçamento e Inflação

     Mesmo em ambiente inflacionário, as ferramentas do orçamento continuam sendo válidas e tão importantes quanto em um ambiente de estabilidade monetária. Nos casos em que há inflação e juntamente um processo de indexação ou correção monetária, o orçamento deverá ser realizado em uma moeda forte (moeda que a empresa transacione ou a mais usual nos negócios).

• Orçamento Corrigido

     Consiste em ajustar o orçamento em decorrência do fenômeno inflacionário.

• Orçamento em Moeda Estrangeira

     Pode ser necessário caso a empresa faça parte de um grupo transnacional que deva consolidar os demonstrativos projetados. Está baseado nos seguintes critérios:

- Mensuração anterior dos dados em moeda estrangeira;

- Dados previstos possíveis de serem mensurados em moeda estrangeira;

- Previsão das taxas de câmbio;

- Adoção de um critério de transformação;

- Introdução dos critérios de transformação dos demonstrativos contábeis em outras moedas.

• Orçamento em Moeda Corrente

     Independente do uso de outro padrão monetário há necessidade de elaboração do orçamento em moeda corrente.  As projeções dos demonstrativos contábeis devem ser feitas necessariamente em moeda corrente.

• Organização e Processo de elaboração

- Organização do orçamento: compreende um conjunto de medidas e estruturas
- Comitê Orçamentário: decide pela visão maior do orçamento anual.

- Premissas Orçamentárias: regras gerais a vigorarem no próximo orçamento.

- Modelo de processo orçamentário: define o modelo de condução do processo orçamentário.

- Estrutura contábil: o controller precisa estruturar e monitorar o sistema de informação contábil, atendendo os princípios orçamentários definidos pela empresa.

- Sistemas de apoio: o controller deve definir as tecnologias de informação e sistemas de apoio que serão utilizados.

- Relatórios: Definição dos relatórios orçamentários.

- Cronograma: Cabe ao controller a liderança da execução do cronograma orçamentário.

• Passos da Preparação do Plano Orçamentário

- Estabelecer missão e objetivos
- Estruturar informações relativas ao ambiente

- Elaborar o orçamento com base na função restritiva

- Elaborar os outros orçamentos coordenando-os com o fator limitante

- Sintetizar todos os orçamentos

- Rever o orçamento

- Aceitar o orçamento principal

- Monitorar os resultados reais contra os resultados orçados

- Tomar ações corretivas para eliminar as variações

• Processo de Elaboração

- Previsão: trabalho de cálculo do que a empresa espera e prevê que vá acontecer no próximo exercício.
- Reprojeção: os dados orçados são submetidos aos setores responsáveis e são feitos acertos das previsões iniciais.

- Controle: verifica-se se os objetivos previstos foram atingidos.

• Modelo do Processo Orçamentário

- Genérico: considera que a Controladoria é o setor ideal pra elaborar o orçamento, detendo as informações e objetivos da corporação.

- Participativo: os gestores setoriais poderão elaborar suas propostas de orçamento.

• Cronograma

     Desde o início das atividades até a data da execução dos lançamentos orçamentários.

• Utilização da Tecnologia de Informação

     Os Sistemas de Suporte à Decisão permite facilitar o trabalho de orçamento.

• Construção de Cenários e Elaboração de Premissas

     Outro elemento importante é a construção de cenários e também definição de premissas, ambas sob responsabilidade do Comitê Orçamentário em conjunto com a Controladoria.

     O objetivo da construção de cenários é fundamentar as premissas definidas. Via de regra, entre os cenários otimista, moderado e pessimista é escolhido o moderado.

     Após a escolha do cenário, deve-se definir as premissas orçamentárias.

     As premissas fazem parte do planejamento operacional, enquanto que a construção de cenários do planejamento estratégico.

• Estrutura do Plano Orçamentário

- O plano orçamentário contempla três grandes segmentos:

1. Orçamento Operacional: engloba todos os orçamentos das áreas operacionais
2. Orçamento de Investimentos e Financiamentos: aquisição de investimentos, imobilizados e diferido, e respetivos financiamentos e amortizações e também as despesas financeiras
3. Projeção dos Demonstrativos Contábeis: todas as projeções de demonstrativos (balanço patrimonial, DRE etc).